„Ich hab’s dann doch lieber selbst in die Hand genommen – ging schneller.“
So etwas hat wohl jeder von uns schon einmal gehört – oder sogar selbst gesagt. In solchen Fällen ist die Delegation schon im Ansatz gescheitert. Meist liegt das Problem dabei nicht an den Mitarbeitern, sondern an einem mangelhaften Delegationssystem.
Fakt ist: Erfolgreiches Delegieren ruht auf vier Säulen.
Die erste Säule ist die Zielklarheit. Viele Führungskräfte erklären ihren Mitarbeitern zwar detailliert den Weg, aber nicht aber das Ziel – klassisches Mikromanagement. Wer nur Anweisungen gibt, statt Ziele zu definieren, verhindert, was Delegation bewirken soll: die Führungskraft entlasten und den Mitarbeiter motivieren. Damit Delegation funktioniert, braucht der Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon, was erreicht werden soll und bis wann. Welche Qualität wird erwartet? Welche Kriterien machen den Erfolg aus?
Die zweite Säule ist die echte Übertragung von Verantwortung. Ohne die nötige Entscheidungsbefugnis landet der Mitarbeiter bei jedem Problem wieder im Büro des Vorgesetzten. Das Ergebnis: Rückdelegation an den Chef, der nun wieder den Affen auf der Schulter hat. Der Mitarbeiter bleibt in seiner engen Entscheidungs-Komfortzone, während die Führungskraft durch die endlosen Rückfragen keine Zeit spart – und die Aufgabe beim nächsten Mal doch lieber selbst erledigt. Definiere daher klar, welche Entscheidungen eigenständig getroffen werden dürfen. Ohne diesen Freiraum erstickt jede Initiative im Keim.
Die dritte Säule sind definierte No-Gos. Manchmal ist es ebenso wichtig zu klären, welche Lösungswege oder Ansätze nicht erwünscht sind. Gibt es Budgetgrenzen oder sind bestimmte Lösungsansätze aus Erfahrung problematisch? Diese Grenzen von Anfang an zu kommunizieren, erspart später Frustrationen auf beiden Seiten.
Die vierte Säule definiert klare Rückmeldebedingungen. Bei erfahrenen Mitarbeitern reicht meist die Vereinbarung, sich nach Abschluss oder bei unerwarteten Problemen zu melden. Bei unerfahrenen Kollegen sind strukturierte Meilensteine als Etappenziele sinnvoller. Der Vorteil: Der Mitarbeiter muss sich nicht den gesamten Prozess auf einmal merken. Auch die Führungskraft kann davon profitieren, denn jeder Checkpoint bietet die Chance, gemeinsam den Kurs zu korrigieren.
In der Praxis habe ich oft beobachtet, dass viele Führungskräfte zwar stark in Säule 1 (klare Ziele) sind, aber die anderen drei Aspekte vernachlässigen. Das Ergebnis: Der Mitarbeiter weiß zwar, was er theoretisch erreichen soll, hat aber nicht die nötigen Befugnisse, Leitplanken oder Feedbackmöglichkeiten, um das Ziel auch tatsächlich ohne Hilfe zu erreichen. Und damit ist niemandem geholfen.
