Es gibt Tage, an denen fühlst du dich wie Elon Musk mit Espresso-Boost: Du weißt genau, was heute wichtig ist und hast einen glasklaren Plan, wie und in welcher Reihenfolge du das alles umsetzen wirst. Und dann gibt es da noch die anderen Tage – die, an denen sich dein Gehirn wie ein alter Windows-95-Rechner mit zu vielen offenen Tabs anfühlt. Tage, an denen einfache, anspruchslose Aufgaben äußerst verlockend wirken. Dinge, die man einfach und schnell abhaken kann – auch wenn sie einen, wenn man ehrlich ist, nicht wirklich weiterbringen.
Gegen diese Schwankungen hat sich für mich eine einfache Methode bewährt: ein ‚Fokus-Speicher‘ mit vorbereiteten Plänen.
Wir tun gerne so, als wären wir Maschinen, die jeden Tag gleich mit konstanter Drehzahl laufen. Ist nur leider nicht so. Leistungsschwankungen sind so genauso normal wie das wechselnde Wetter. Ein ‚Fokus-Speicher‘ gleicht solche Schwankungen wie eine Batterie aus: An guten Tagen lade ich ihn auf, an schwachen zapfe ich ihn an.
Planungsklarheit ist eigentlich kein knappes Gut. An Tagen, an denen du in Topform bist und alles wie am Schnürchen läuft, kannst du weit mehr durchdenken und vorplanen, als du an diesem Tag tatsächlich abarbeiten kannst. Doch diese gedankliche Klarheit verschwindet normalerweise schnell wieder im geistigen Nirwana – es sei denn, du konservierst sie.
Für die schlechten Tage brauchst du einen vorbereiteten Plan, der dir zumindest schon mal die Denkarbeit abnimmt. Du musst dann nur noch abarbeiten, nicht mehr planen, abwägen und entscheiden.
Ohne einen solchen ‚Konserven-Plan‘ landet man mit ziemlicher Sicherheit in der Scheinproduktivitätsfalle. Das sind dann die Tage, an denen man alle möglichen E-Mails beantwortet, sein Email-Postfach und seinen Schreibtisch aufräumt und sich fast schon freut, wenn ein paar anspruchslose Besprechungen im Kalender stehen. Das fühlt sich zwar geschäftig an, bringt einen aber nicht wirklich voran. Der Fokus-Speicher lenkt dich zu den Aufgaben, die auch an einem Niedrigenergie-Tag für echte Produktivität sorgen.
Das ist wie beim Unterschied zwischen ‚Boss-Modus‘ und ‚Worker-Modus‘: Im Boss-Modus planen wir und treffen Entscheidungen (wir füllen also unseren ‚Fokus-Speicher‘), im Worker-Modus arbeiten wir die Dinge einfach nur ab, ohne uns Gedanken über das große Ganze machen zu müssen.
Mit digitalen Tools wird das Ganze kinderleicht – eine klare Notizstruktur, ein paar smarte Templates, fertig. Kein kompliziertes System, sondern eine schlichte Sammlung deiner besten Gedanken für deine schwächsten Momente. Im Grunde ist es wie ein zweites Gehirn, das nichts vergisst und keine schlechten Tage hat. Ideen, Pläne und Konzepte, die sonst im geistigen Nirwana verschwinden würden, bleiben so auf Abruf verfügbar.
Statt gegen deine natürlichen Schwankungen zu kämpfen, arbeitest du so mit ihnen. Wenn wir akzeptieren, dass manche Tage besser fürs Planen sind und andere fürs Abarbeiten, ist das deutlich effektiver als der Kampf gegen die eigene Biologie.
