Wieder mal sitzt du in einem Meeting und merkst nach zehn Minuten: Keiner weiß so richtig, warum wir eigentlich hier sitzen. Solche Meetings erkennt man oft schon an ihrem nichtssagenden Betreff wie „Projekt XY“ – und an der fehlenden Agenda. Vielleicht war dem Einladenden selbst nicht klar, was als Nächstes passieren soll – oder er wollte die Entscheidung nicht allein treffen. Wie auch immer – Wieder mal sitzt du in einem Meeting und merkst nach zehn Minuten: Keiner weiß so richtig, warum wir eigentlich hier sitzen. Solche Meetings erkennt man oft schon an ihrem nichtssagenden Betreff wie „Projekt XY“ – und an der fehlenden Agenda. Vielleicht war dem Einladenden selbst nicht klar, was als Nächstes passieren soll – oder er wollte die Entscheidung nicht allein treffen. Wie auch immer – jetzt sitzen alle am Tisch und reden, keiner weiß so richtig, worüber, und am Ende ist die wichtigste Erkenntnis, dass man sich nächste Woche noch einmal zusammensetzen sollte. Willkommen im Teufelskreis.
Meetings gehören zu den größten Zeitfressern im Alltag von Führungskräften – und das gilt für schlecht vorbereitete Meetings gleich doppelt. Die gute Nachricht: Auch als Eingeladener kannst du das Steuer übernehmen, wenn sich das Gespräch wie ein führerloses Schiff im Kreis dreht – mit drei einfachen Fragen, die du dir vorab stellst:
- Was ist das Ziel der Besprechung?
- Was will ich beitragen?
- Was muss passieren, damit die Besprechung erfolgreich ist?
Falls möglich, stelle die erste Frage direkt vorab – so hat der Einladende Gelegenheit, Klarheit zu schaffen und eine Agenda nachzureichen. Falls das nicht möglich ist, überlege für dich selbst: Was würdest du dir als Ergebnis wünschen, wenn du selbst eingeladen hättest?
Die zweite Frage betrifft deine persönliche Perspektive: Welche Informationen willst du im Rahmen des Meetings kommunizieren? Welche Fragen willst du klären? Welche Entscheidung willst du herbeiführen? So trittst du nicht passiv und unvorbereitet, sondern aktiv und lösungsorientiert ins Meeting, gestaltest den Verlauf mit – und erhöhst die Chance auf ein greifbares Ergebnis.
Die dritte Frage verbindet beide Aspekte: Was muss in diesem Meeting passieren, damit es sich aus deiner Sicht gelohnt hat?
Auch spontane Meetings profitieren von diesem Ansatz. Die Fragen sind so kompakt, dass sie bereits dann Klarheit stiften, wenn man sie nur gedanklich vor einem Ad-hoc-Termin durchgeht. Drei Minuten Vorbereitung und ein paar Stichpunkte reichen aus. Die zeitliche Investition ist minimal, das Potenzial jedoch enorm.
Mit dieser Art der Vorbereitung setzt du ein Signal. Wer sich vorbereitet, gibt der Meetingkultur einen Schubs in eine neue Richtung: hin zu klaren, kompakten, ergebnisorientierten Meetings. Die Stichwortform schützt vor Overengineering und macht das Tool alltagstauglich.
Teste die 3-Fragen-Methode doch einfach mal bei einem deiner nächsten Meetings und beobachte, wie sich nicht nur das Gespräch, sondern auch deine Rolle darin verändert.
